How to Write An Email in Italian

This is a very practical guide on how to write formal and informal emails in Italian. Culturally, Italians tend to be much more formal than their English-speaking counterparts.

Writing an email or letter in Italian doesn’t have to be difficult. Whether you’re writing to a friend, a teacher or contacting your local council, knowing the right phrases and structure will help you sound natural and confident. This guide will take you through both informal and formal writing in Italian, providing everything you need to get started and lot’s of ready to use phrases.

Here you’ll find

• How to write an informal email
• How to write a formal email 
• Lots of ready-to-use phrases
• Real life examples of emails
• Capitalisation in formal letters
• Dos and don’ts

1. How to Write Informal Emails in Italian

If you are writing to a friend, family member, or someone you know well, you can use an informal tone. Italian informal writing is warmer and more personal than English, so don’t be afraid to use friendly expressions!

1.1. Openings

Begin with a friendly greeting, such as:

• Ciao [Name]! – Hi [Name]!
• Caro/a [Name], – Dear [Name],
• Buongiorno [Name]! – Good morning [Name]! (friendly, but not overly formal)

Keep going with some common conversational phrases such as:

• Come stai? – How are you?
• Come va? – How are you?
• Spero tutto bene! – I hope everything is well!
• Ti scrivo per raccontarti di… – I’m writing to tell you about…
• Spero tu stia bene! – I hope you’re well!

1.2. Getting to the objective of the message

• Volevo parlarti di una cosa importante/delicata/fastidiosa… – I wanted to talk to you about something important/delicate/annoying…
• Volevo scriverti per chiederti se hai avuto modo di riflettere su… – I wanted to write to you to ask if you’ve had a chance to think about…
• Hai novità per quanto riguarda la nostra ultima conversazione? – Do you have any updates regarding our last conversation?
• Ti scrivo per aggiornarti su… – I’m writing to update you on…
• Mi farebbe piacere sapere se hai ricevuto… – I’d appreciate it if you could let me know if you’ve received…
• Scusa se ti rispondo solo ora… – Sorry for only replying now…
• Volevo chiederti se hai avuto tempo di… – I wanted to ask if you’ve had time to…
• Vorrei sapere se hai avuto modo di esaminare… – I’d like to know if you’ve had a chance to review…

1.3 Informal Closings

Sign off with a warm and friendly phrase, such as:

• Non vedo l’ora di vederti! – I can’t wait to see you!
• Fammi sapere. – Let me know.
• A presto! – See you soon!
• Spero di sentirti presto! – I hope to hear from you soon!
• Ti auguro una buona giornata! – I wish you a good day!
• In bocca al lupo! – Good luck! (Literally “In the mouth of the wolf”)
• Un caro saluto!/Un saluto – A warm greeting!
• Grazie e a presto! – Thank you and see you soon!
• Ti mando un abbraccio! – Sending you a hug!
• Ci sentiamo presto! – We’ll speak soon!
• Fatti sentire! – Get in touch!
• Un abbraccio  – Hugs
• Baci – kisses
• Rimango in attesa di tue notizie. – I look forward to hearing from you. (more formal)

👉 Common Mistakes to Avoid in Informal Emails

❌ Using too formal expressions like “Distinti Saluti” (reserved for formal emails).
❌ Being too direct – Italians prefer a warm and polite tone even in casual emails.

👉 Example 1: Close friends

Ciao Angela,

Ho fatto un po’ di ricerca per le nostre vacanze insieme. Ti mando qualche informazione che ho trovato sulle possibili destinazioni. Trovi tutto in allegato!

Dai un’occhiata e dimmi cosa ne pensi. Se hai altre idee, fammi sapere!

Baci,
Helen

Vocabulary:

Allegato (attachment)

Dai un’occhiata (have a look)

Dimmi cosa ne pensi (let me know what you think)

Fammi sapere (let me know)

👉 Example 2: Informal but sent to a person they don’t know

Caro Giorgio,

Spero tu stia bene.

Mi chiamo Annah e sono una studentessa di italiano scozzese. Ho trovato il tuo profilo sul sito di scambio linguistico e vorrei praticare il mio italiano con te.

Ho 25 anni e vivo a Glasgow. Studio italiano da sei mesi e mi piace molto! Nel tempo libero mi piace leggere, ascoltare musica e fare passeggiate al mare.

Mi piacerebbe sapere qualcosa di te. Di dove sei? Che lavoro fai? Quali sono i tuoi hobby?

Spero di sentirti presto!

Annah

Would you like to find out a little bit more about the Italian culture, read this interesting blog.

2. How to Write Formal Emails in Italian

When writing to your local council, or a professor, employer, company, or someone you don’t know well, it’s important to adopt a more structured and respectful approach.

Italians place great value on politeness and tend to be more formal than their English counterparts, so using the appropriate level of formality is essential.

In formal situations, Italians always use titles such as Avv. (for a lawyer/solicitor), Ing. (for an engineer), or Dott./Dott.ssa (for anyone with a university degree), as a sign of respect for their professional qualifications.

Here is a list of the main titles usually used:

• Prof./Prof.ssa  – professore/professoressa
• Dott./Dott.ssa – dottore/dottoressa
• Dott. Commercialista (higher level accountant)
• Arch. – Architetto (architect)
• Ing. – Ingegnere (engeneer)
• Avv. – Avvocato (loyer/solicitor)
• Geom. – Geometra (surveyor)
• Rag. – Ragioniere (accountant)
• Sen. – Senatore (Senator).
• On. – Onorevole (Honourable, used for members of the parliament).

Here I have a video related to the title Dottore with more details on how to use it.

2.1. Formal Openings

Begin with a respectful greeting, these are from the most formal:

• Egregio Sig. [Surname], – Esteemed Mr. [Surname],
• Egregia Sig.ra [Surname],  – Esteemed Mrs. [Surname],
• Gentile Sig. [Surname], – Dear Mr. [Surname],
• Gentile Sig.ra [Surname], – Dear Mrs. [Surname],
• Spett.le [Company Name], – Dear [Company Name] (used for businesses)

2.2. Formal Introductions

In formal writing, state the reason for your email politely:

• Con la presente, desidero richiedere informazioni su… – I would like to request information about…
• Con la presente, desidero informarla che… – I would like to inform you that…
• Le scrivo in riferimento a… – I am writing regarding…
• Con riferimento a quanto discusso, vorrei… – With reference to what was discussed, I would like to…
• Le scrivo per esprimere il mio interesse riguardo… – I am writing to express my interest in…
• In risposta alla Sua email, vorrei… – In response to your email, I would like to…
• Desidero sottoporre alla Sua attenzione… – I would like to bring to your attention…
• Mi permetto di scriverLe per… – I take the liberty of writing to you in order to…
• In merito alla Sua richiesta, sono lieto/a di… – In regard to your request, I am pleased to…
• Le sarei grato/a se potesse… – I would be grateful if you could…
• Vorrei chiedere cortesemente… – I would like to kindly ask…
• La contatto per chiederLe se… – I am contacting you to ask if…
• Potrebbe fornirmi maggiori dettagli su…? – Could you provide me with more details about…?

2.3. Formal Closings

• Resto in attesa di un Suo riscontro. – I look forward to your response.
• Ringrazio per l’attenzione e porgo cordiali saluti. – Thank you for your attention, best regards.
• In attesa di una Sua gentile risposta, Le porgo cordiali saluti. – I look forward to your kind response and send you my best regards.
• La ringrazio per la Sua disponibilità e rimango a disposizione per ogni chiarimento. – Thank you for your availability, and I remain at your disposal for any clarification.
• Confido in una Sua pronta risposta e La saluto cordialmente. – I trust I will receive your prompt reply and send you my warm regards.
• La ringrazio anticipatamente per l’attenzione e Le auguro una buona giornata. – Thank you in advance for your attention, and I wish you a good day.
• In attesa di un Suo riscontro, Le porgo i miei più cordiali saluti. – Awaiting your reply, I send you my kindest regards.
• Resto a disposizione per ulteriori informazioni e La saluto cordialmente. – I am available for further information and send you my best regards.
• La ringrazio nuovamente e attendo un Suo riscontro. – Thank you again, and I await your response.
• Mi auguro di ricevere presto un Suo riscontro e La saluto con cordialità. – I hope to receive your response soon and send you my cordial greetings.

2.5.  Formal Salutations

End your email with a polite closing:

• Cordialmente, – Best regards,
• Cordiali saluti, – Kind regards,
• Distinti saluti, – Sincerely,

👉 Example 1: Request of identity card to local council

Oggetto: Richiesta informazioni per ottenere la carta d’identità elettronica

Egregi Signori,

Mi chiamo [Insert your name], cittadino inglese residente a Roma in Via Nazionale 25, CAP 00184.

Scrivo per richiedere informazioni sulla procedura per ottenere la carta d’identità elettronica. Sono residente nel vostro comune da tre mesi e ho già ricevuto il certificato di residenza.

Vorrei cortesemente sapere:

• Quali documenti sono necessari per la richiesta
• Come prenotare un appuntamento
• Qual è il costo del servizio

Inoltre, sarei grato se poteste indicarmi se è possibile ricevere queste informazioni anche in inglese.

In attesa di un vostro cortese riscontro, porgo distinti saluti.

[Insert your name]

👉 Example 2: Email to an accountant

Oggetto: Richiesta informazioni sulla scadenza per il pagamento delle tasse

Egregio Dott. [Surname],

Mi permetto di scriverLe per chiederLe cortesemente informazioni riguardo alla scadenza per il pagamento delle tasse. Potrebbe gentilmente indicarmi la data entro la quale è necessario effettuare il pagamento?

La ringrazio anticipatamente per la Sua disponibilità e resto in attesa di un Suo gentile riscontro.

Le porgo i miei più cordiali saluti.

[Insert your name]

👉 Example 2: Email to a solicitor

Oggetto: Richiesta di incontro

Egregio Avv. [Surname],

Mi permetto di scriverLe per chiedere la disponibilità di un incontro per discutere di [specify your reason]. Le sarei grato/a se potesse indicarmi una data e un orario che Le siano comodi.

La ringrazio anticipatamente per la Sua attenzione e resto a disposizione per qualsiasi chiarimento.

In attesa di un Suo gentile riscontro, Le porgo i miei più cordiali saluti.

[Insert your name]

The Use of Capital Letters for Formal Pronouns

It is important to note that, as a rule, in formal language, the formal indirect pronouns Le and the direct pronoun La, as well as the possessives Suo/Sua, are typically capitalised. This is especially important in very formal communications.

Common Mistakes to Avoid in Formal Emails

❌ Using first names – In formal emails, always use “Sig.” (Mr.) or “Sig.ra” (Mrs.) with the surname.
❌ Forgetting to use “Le” (you, formal) instead of “ti” (you, informal).
❌ Ending too abruptly – Always include a polite closing.

Final Tips for Writing Emails in Italian

✅ Always check your grammar and spelling – Mistakes in a formal email can look unprofessional.
✅ Use titles if applicable – Italians value professional titles (Dott., Avv., Ing.).
✅ Stay polite and avoid overly direct language, especially in formal emails.
✅ If in doubt, choose a more formal tone – It’s better to be too polite than too casual!

1. Test Your Italian! 🎯

Fill in the blanks with the correct words:

1. ______ Sig. Rossi, (Dear Mr. Rossi,)
2. Le scrivo per ______ informazioni sul corso. (I am writing to request information about the course.)
3. ______ in attesa di un Suo riscontro. (I look forward to your response.)
4. ______ saluti. (Best wishes)

Answers: 1. Gentile 2. richiedere 3. Resto 4. Cordiali

2. Test Your Italian! 🎯

1. ______ Dott.ssa Verdi, (Dear Dr. Verdi,)
2. _____ scrivo per richiedere chiarimenti riguardo alla fattura. (I am writing to request clarification regarding the invoice.)
3. Resto in attesa di un suo cortese ________________ (I am looking forward to your reply)
4. Distinti _______________.

Answers: 1. Gentile 2. Le 3. riscontro 4. saluti

Now you’re ready to write emails and letters in Italian like a pro! Use this blog to write your next email, perhaps to your teacher?